Das T-TB Modul ist eine internetbasierte, leicht zu implementierende Software zur Überwachung und Steuerung des Auslieferungsprozesses ab Terminal.
Die gescannten PODs (proof of delivery) der Dienstleister werden elektronisch per EDI (electronic data interchange) empfangen, dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet und sofort nach Auslieferung den frei zu definierenden Anspruchsgruppen zur Verfügung gestellt. Die IOD (information on delivery) Meldung für das Aktualisieren von «Track & Trace» Systemen wird automatisch generiert und versendet. Durch die weitgehende Automatisierung ist T-TB, verglichen mit der manuellen Erfassung von Ablieferungsdaten, um ein Vielfaches schneller und präziser. Die Dossierablage des POD entfällt.
Die sensibelste Phase eines Stückguttransportes ist die Zustellung an den Empfänger. Der Versender verlangt pünktliche Lieferung, Meldung über die erfolgte Übergabe und nicht selten einen POD. Kunden erwarten zudem, dass die Informationen zeitlich und vollständig auf dem «Track & Trace» Server nachgeführt werden. Dies ist eine aufwendige Vorgabe, vor allem dann, wenn die Auslieferung regional mit unterschiedlichen Dienstleistern erfolgt. T-TB meistert all das automatisch. Der Disponent ist jederzeit über den Auslieferungsprozess im Bilde. Er wird bei Bedarf alarmiert und kann mit Unterstützung des Systems effizient eingreifen. Selbst das manuelle Nachführen der Auslieferungsinformationen auf dem «Track & Trace» Server entfällt, da die IODs von T-TB automatisch generiert und übermittelt werden.
Initialisierung des Prozesses
Gestartet wird der Prozess im T-TB Modul durch den Empfang einer per EDI übermittelten Kopie des Auslieferungsauftrages an den Dienstleister. T-TB berechnet die Transportdauer bzw. den termingerechten Auslieferungstag gemäss Leistungstabelle. Die ermittelten Sollwerte werden mit den gescannten und identifizierten PODs verglichen.
Aufgaben des Dienstleisters
Am Tag nach Auslieferung erwartet T-TB innerhalb eines definierten Zeitfensters die Rücksendung der gescannten PODs. Zu diesem Zweck bedient sich der Dienstleister eines leistungsfähigen Scanners und einer von der Global Flow Solutions AG (GFS) zur Verfügung gestellten PC-Software zur sicheren Übermittlung. Als Standardwert wird angenommen, dass die Sendung am Vortag ausgeliefert wurde.
Der Dienstleister hat jedoch die Möglichkeit, das Auslieferungsdatum zu überschreiben und nicht konforme Lieferungen mit definierten Leistungscodes zu kennzeichnen. Dies ist die Grundlage für eine aussagekräftige Leistungsstatistik.
Die PODs können in beliebiger Reihenfolge auch kopfstehend übermittelt werden. Das Dokumentenmanagement wird somit erheblich vereinfacht.
Automatismen auf dem Server
Nach der zweifelsfreien Identifizierung der PODs mittels Schrifterkennungssoftware werden diese dem entsprechenden Auftrag zugeordnet und elektronisch archiviert. T-TB verfügt nun über sämtliche Informationen, automatisch eine IOD Meldung «Geliefert» zu kreieren und diese an ein berechtigtes System weiterzuleiten. Die Praxis hat gezeigt, dass nahezu 100% der PODs identifiziert werden können. Eine manuelle Zuordnung ist möglich.
Überwachung und Auswertung
Wurde ein POD nicht in der erwarteten Zeitspanne vom GFS-Server identifiziert, wird der Auftrag ausgelistet und dem Disponenten oder dem Dienstleister gemeldet. Archivierte PODs können per Mausklick als PDF versendet werden.
Die detaillierte Statistik umfasst Leistungsdaten über Transport, Periode, Kunde und Dienstleister. Der Bedarf an PODs im Original oder als elektronisches Dokument wird im Übrigen weiterhin bestehen, denn die Aussagekraft eines Papierdokumentes ist aus praktischer und juristischer Sicht unübertroffen.
Einfache Implementierung
T-TB ist eine internetbasierte Applikation und bleibt in seiner Funktion eigenständig. Als Schnittstelle zum Produktionssystem des Spediteurs bedarf es nur einer elektronisch übermittelten Kopie des Transportfiles mit den essenziellen Informationen.
Die Anwendung ist selbsterklärend und ergonomisch dem Programm Outlook® nachempfunden. Ausser einem Internetzugang sind keine Installationen nötig.
Die Sicherheitsstandards sowohl für den Betrieb wie auch den Zugriff auf Daten und Archive entsprechen den neuesten Erkenntnissen und werden laufend angepasst. Da es sich bei T-TB um eine Internetapplikation handelt, können Disponenten mit unterschiedlichen Produktionssystemen an jedem beliebigen Ort effizient zusammenarbeiten. Das T-TB Modul fungiert somit als Integration Layer und ermöglicht eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit in heterogenen Netzwerken.
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